会议系统又名即席发言系统。在圆桌会议或者小型会议活动中，当会议发言者众多，每个人发言需要很方便，同时又便于会议管理，就需要使用会议讨论系统，可以避免众人争抢发言，造成会议发言的无序与混乱。

每位正式代表面前都有一个代表设备（装有话筒），通过自己面前的话筒进行发言，通过操作设备面板上的按键来控制自己的话筒开关状态，实现申请发言、表决、选择收听语种等功能。
会议主席有优先权，可以管理和控制会议进程。会议主席的话筒可随时通过自己控制面板上的开关键打开和关闭，不受其它发言代表的影响。此外主席机可通过主席优先面板上的优先键关闭所有正在发言代表的话筒，同时主席话筒自己打开。 通过中央控制器可以设置会议发言模式。

一人轮流发言方式：代表席如需要发言，先按代表机上的请求发言键，如此时无其它人发言，控制面板的指示灯变为红色，话筒上的光管也变为红色；如此时有其它代表发言，控制面板上的指示灯变为闪动的绿色，中央控制器会根据现有请求进行排队，在其余代表先发言完毕后，申请发言代表即可发言，此时控制面盘上的指示灯及话筒上的指示光管均为红色。
多人轮流发言模式：这种模式基本与一人发言轮流发言模式功能相同，但可同时允许多名代表同时开启话筒。

所有话筒全开的讨论模式。根据不同会议的需要，可以配置带表决的会议系统或同声传译系统。在表决时，代表只需按下自己面前设备上的表决键，表决结果会显示在主席机的LCD屏上，或通过CCU和DCN软件显示在会议室的其它大屏显示设备上。

会议系统主机采用数字化设计包含多个输入输出接口，可与多个设备进行连接，完成会议过程中的多项主要功能。

会议终端（会议话筒）是与会人员进行发言、投票、表决的服务器，集发言与投票表决功能于一体的数字会议表决系统，它可以脱离电脑使用也可以连接电脑实现更多的功能扩充。

智能表决终端（表决器）作为一个独立的终端与主机连接，设有赞成、否决、弃权、服务签到键，完成表决系统功能。

主席控制终端是后台控制机的简化版，灵活串接在任意终端间，可作为主席、会场工作人员辅助控制操作，它可以控制会议多种模式。有了本设备后，即使不配控制PC，也能达到控制会议操作的各项功能。