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组织会议往往要经过一系列的程序，如确定会议的目标、确定会议的主题、选择会议地点、确定会议的时间等。只有在会议活动高度组织的情况下才能够有条不紊地进行，来达到会议的各项目标。
举办会议的时机要掌握好，过于频繁的会议不仅会给企业带来沉重的负担，时间上应接不暇，质量上参差不齐，费用上成本昂贵，最重要的是它并不一定能产生快速和直接的收益。而过少的会议则不能达到品牌曝光和宣传的效果。因此，会议举办的时机要选好，该出手时就出手，不做无谓的浪费，
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最后还有分工和活动策划网站的实施。一个200人的活动需要一名主要负责人、一名负责任的导游、一名报到人员、一名主持人、一名控制氛围、一位照片拍摄、一份速记和一份待机。乍一看这需要八名负责人，但如果人手不够，那么四人也可以。因为上面提到的一些事情可以兼任，一个人可以负责两件以上的事情。
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