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展品运输--不能忽视的大问题


俗话说:兵马未动,粮草先行。出展展品运输工作是将展出所用的参展样品用空运、海运或综合方式从货物所在地运到展出所在地,并运回或运到下一个展出地点以及办理有关手续的工作。展品运输环节多、时间性强、费用开支大、因此必须做到“安全、准时、省钱”。北京华展视际提示展品运输工作是展商参加展览会的一项主要工作,它对展出的效果有直接的、重要的影响。

在整个参展过程中,展品运输作为关键的一个环节,至关重要。如果在展品运输这一环节稍出差错,将会严重影响企业的参展计划;有时,甚至会将耗资巨大的出展计划化为泡影,所以在这一节里,重点介始展品运输流程、常见问题及解决之道。

展品运输的分类

一、航空运输
航空展品运输所承运的展品,由托运方交承运方起,承运方即对所运展品负有责任,直至承运方将展品交货方为止,这一段时间称为承运责任其间。因装卸、运送、保管、交付过程不妥善,而发生展品损坏或丢失事故,承运方将按合同负相应责任。
外运航空运单是进行航空展品运输必不可少的单据,是一种运输合同,不可转让。不同于海运提单,它并不代表所托运展品的所有权。航空运单是由承运人或其授权的代理人出具的,航空展品运输中的一个最重要的单据。
航空运单不仅仅是交货凭证,华展视际展览指出,它还是报关凭证及保险证书,需妥善保管。
出展展品的运输一般在展览会开幕前两个月左右就开始运作,时间上比较宽余,而鉴于航空运输高额的运输费用,所以航空运输在出展展品运输中的份额相对较小。

二、海运
海洋运输是出展展品运输中最主要的运输方式,展品总运量中的三分之二以上,我国绝大部分出展参展样品,都是通过海洋运输方式运输的。海洋运输的运量大,运费低,航道四通八达,是其优势所在。但速度慢,航行风险大,航行日期不易准确,是其不足之处。
出国展运输是手续最为繁多的一类,涉及很多部门,而且情况各不相同。下面列出出展展品在运输中最常遇到几个问题及解决方案,希望能让出展企业得到些启发,并受益。


展品运输中的常见问题及解决之道

1 、参展企业相关人员对《运输指南》一无所知,仓促上阵,在展品装载前的包装、报关及报检等事顶上频频遇上难题,甚至无从下手。
《运输指南》是展品运输代理在每个展览会开幕前制定的一份实用性文件。通过相关途径分发到参展商手中,以便相关人员能及时了解展品运输中的相关环节,及时应对紧急问题。为了保证展品运输的安全性,避免展品在整个运输、装卸和展台就位的全过程中出现损坏与丢失展品的现象,《运输指南》对参展展品的包装、唛头、运输保险提出了相关的规定和建议,对超重、超限展品的运输、装卸和展台就位也做出了相应的提示。为了保证运输代理在展览品从抵达指定的港(站)开始到展台就位的这段时间里,有充足的时间完成展品的报关、报检、提货、运输、查验、熏蒸处理等必要的手续和操作过程。收到《运输指南》后,可以组织相关人员认真看一看,读懂了再干可以少走弯路。

2 、 有少许部分参展企业在报关时走入误区,为了少缴关税,特地将展品价格压的很低。
出国参展需要办理展品和运输单证、海关手续、保险手续,但是,各国对单证具体要求可能不一样,需要事先了解,并相应做好准备。为了方便通关,所有展品都必须标价、申报。出售品需要标价,其他展品和用品比如礼品、宣传品、自用品、招待品、道具等即使是无商业价值,也需标价。华展视际展览特别提示有些参展企业为了少缴关税,在展品清册上做手脚,将货物价格标得很低。这也许会省一些小钱,但是得不偿失,可能是自找若吃。首先海关人员对报关中的问题心中有数,有许多办法对付未如实申报者,如果海关真的要追查下来,吃亏的是参展商。海关一旦认定你瞒报货值,数倍罚款不说,展品也要被扣;万一受损,保险公司将按报关清册赔偿,因些,参展商还是如实申报为好。
当然,现在大部分的运输公司都把展品的报关、报检并入到整个运输工作中,参展商只需如实填写展品清单即可。

3 、 认为承接运输的运输公司实力强、专业、安全,就麻痹大意、心存侥幸,不用买保险是出展展品运输中常遇问题之一。
海运的确方便、安全,但也存在风险,买运输险是非常有必要的。
运输险是展品在运输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后,按展品清单上的价格办理保险手续。一般可办理一切险种,并取得保险单。保险期从展品在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。建议展商根据自己展品的实际情况上附加险,它可以提供盗窃险和破损险的保护。在运输途中发生破损丢失,应设法向事故责任方取得理赔单证,若无法取得理赔单证,则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书,连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。忠告您:一旦出险现场取证最重要。


  4 、包装箱的标签标注不详,或是有遗漏,致使运输公司工作人员无法准确地将展品送至展台,运输延误。

  在国内,参展样品的包装通常由参展企业工作人员解决。包装一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。
  这些虽然是细节,但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称,没有写展会名称,就会耽误运输。比如法兰克福展览中心很大,经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚,运输商就不知道该将展品送到哪个馆。 ”
  企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况,企业找的运输商常常为了压低成本,将货物转包出去。展品经常会被几次转包,最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手,最后接货的公司并不知道该货的货主是谁。如果货物标签上公司名称不清楚,展览会的运输代理去提货的时候,就不知道哪一件是要参加展览会的展品。在展览旺季,展览会的运输商每天收到的货物很多,常常分属不同的展览会。因此,展品运输时标签的内容就显得格外重要,一旦没有写清楚,就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。
  一些大件设备,比如纺织机械等,基本都是大厂商生产的,他们参展通常会自己派车将货物运到展览会。如果不是自己运输,展品包装外的标识更要全面。这些方面,欧美国家比较规范。比如在较大设备的箱外,他们会在箱子四角用火烫出链子状的标志,表明这里是可以用来吊的位置。另外,机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。这样,展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品,在包装时里面要加好防震的材料,箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放,也应该标明清楚。因为在航空运输展品进不了舱门时,运输人员如果看到不能倒放的标志,就不会倒放,而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。

  5 、展品进展馆后,应由展览会的运输代理将展品运至展台,并逐一卸下,有些参展商为抢时间布展,廉价雇用游击队式的搬运工,或是自己工作人员一起动手,殊不知这样越俎代庖,一旦出现展品损坏,责任难以认定。
  目前,很多展览馆管理不善,展览馆内常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服务的安全性没有保证。
  游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时,通常的办法就是逃跑。华展视际展览提醒,有的人员甚至本身就不是真正的搬运工,因此在搬运过程中,常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜,但是展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。
  参展企业的工作人员也不宜加入展品卸载工作,一旦出现展品损伤,责任难以分清。一般情况,组展商与指定的展品运输商都会有合同在先,如果在搬运中出现展品或人员的损伤,可以找展品运输商要求一个合理的解决方式。

  6 、参展企业对展品运输不重视,没有安排专人专项负责,对展品到达时间、到达地点甚至整个运输方案一点都不了解,一旦出现不可预测的情况,将影响参展样品展出。
  现在很多参展企业都是全全委托组展商或运输公司办理展品运输,而企业自身却不安排任何人跟踪此事,这是不对的。一旦出现展品延误、缺失等情况,责任在运输方,可损失最大的自然是参展商。
  参展商希望在展览会期间向观众展示自己的展品和技术,但往往因为发货不及时贻误了时机。展会上,有时候个别展位上空空如野,业内俗称“开天窗”。出现这种问题是由于参展商从国内港(站)发货较晚,导致展品在规定的抵达港(站)时间之后到达。这会给参展商指定的展品运输代理带来提货、运输、报关和报检等方面的时间压力,进而导致参展商不能及时参展或无法将展示产品摆上展台。这就要求参展商事先做好运输筹划方案。整个方案涉及运输方式、运输路线、运输日程和运输费用等因素。华展视际展览指出,在确定展品运输日程时,不仅要考虑运输所需的时间,还要考虑展品、道具、资料等展览用品准备所需时间,以及办理有关单证和手续所需的时间。 展会后,鉴于回运高额的运输费和复杂的海关手续,虽然展会主办方是不允许在展会现场买卖样品,但仍会有部分参展企业都会将参展样品卖掉,或是赠送给意向客户。如果展品需要回运的企业要注意,在展品出运前, 务必要填写完整的展品清册单(中英文两种格式)。展品清册是向国内外海关报关、清关的重要单证,也是出售展品时的价格依据,否则展品回运将会遭遇麻烦。

 

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